Nos dias de hoje, é fundamental enviar email formal destinado a uma empresa, agência ou marca e é cada vez mais solicitado pelas mesmas. Até mesmo para as pessoas mais experientes, sempre há dúvidas sobre o tom, as palavras e até o conteúdo correto a ser enviado no e-mail. Por isso, separamos dicas, modelos e exemplos de como enviar um email formal.
O que é um email formal?
Um email formal, nada mais é do que uma forma de comunicação mais adequada com as pessoas que recebem o seu email e, é a melhor forma de mostrar o tom profissional da sua empresa, sem parecer um robô. Uma das suas principais vantagens, é que a formalidade é usada sem perder a cordialidade e com objetividade. Tudo isso para manter vivo o tom profissional do seu negócio.
Existem diversos motivos para se mandar um email formal, principalmente se você deseja passar credibilidade e seriedade para quem está enviando o email. Por isso, separamos dicas e exemplos de como escrever e enviar um email formal. Confira:
1- Pesquise sobre o destinatário
Em primeiro lugar, é preciso garantir que o tom formal é realmente o mais recomendado para o envio do seu email para o destinatário. Do contrário, utilizar palavras muito difíceis e uma linguagem muito culta pode parecer pedante ou até meio forçada, e essa não é a imagem que você quer passar.
Dito isso, é importante fazer uma pesquisa sobre o destinatário, pois assim, será possível determinar qual é a sua forma de comunicação e qual seria a mais adequada, antes de você enviar o email para a pessoa.
2- Tenha um endereço de email adequado
Esse passo é essencial, pois é extremamente importante utilizar um email adequado, que passe o nome da sua empresa e mostre seriedade. Quando for criar um email formal para o seu negócio, evite usar endereços que sejam formados por apelidos de infância, nomes de cantores, influencers ou personagens famosos.
Ao criar seu endereço de email, siga a convenção adotada pela maioria das empresas, utilizando o primeiro e último nome. Você pode separá-los por ponto, hífen ou underline, essa parte é você quem decide qual é a melhor opção para o nome do seu endereço de email. Além disso, atente-se também à foto que você irá escolher como perfil do seu email de empresa, pois ela dirá muito sobre a mesma.
3- Seja objetivo no assunto abordado
A hora de escolher qual será o assunto do seu email é muito importante, pois você deve garantir que a mensagem enviada seja identificada corretamente, para evitar que ela caia na caixa de spam. Escolha com cuidado o assunto que será abordado no email e que vai aparecer na notificação de mensagem do seu destinatário.
Nessa fase, prefira utilizar palavras chaves que se relacionem com o motivo do seu contato e que ajudem a pessoa a lembrar de onde você vem. Por exemplo, no envio de currículos para vagas, coloque sempre a palavra-chave “Currículo” ou “CV” antes do seu nome. Evite usar “Leia isto, por favor”, pois irá passar uma mensagem de pedinte e de desespero.
Além disso, garanta que o seu “assunto”, seja descrito com, no máximo, 35 caracteres. Pois, esse é o número de caracteres que aparecem nos dispositivos móveis da maioria dos aparelhos.
4- Apresentação
No início do seu email, evite utilizar expressões de linguagem oral, como: “olá”, por exemplo. Comece sempre se referindo ao destinatário com palavras respeitosas, pois isso irá dar uma boa impressão para eles e mostrar sua educação e respeito. Ao invés das expressões orais, utilize:
- Senhor ou Senhora;
- Caro ou Cara;
- Prezado ou Prezada;
- Estimado ou Estimada.
Basicamente, para fazer uma boa apresentação e passar uma boa impressão, não se esqueça de explicar quem você é e qual o motivo do seu contato com o destinatário. Lembre-se que o seu destinatário recebe inúmeros emails diariamente e ele precisa de pistas para conseguir entender o que você quer com ele.
5- Estrutura do email
Ao longo do seu email, utilize sempre a norma da língua portuguesa, ou da língua que for se comunicar. Para isso, deixe de lado as gírias e expressões regionais que podem dificultar o entendimento do destinatário. Além disso, não utilize abreviações para as palavras e frases. Assim, o destinatário vai ter uma noção de seriedade maior sobre o conteúdo que estiver lendo.
6- Arquivos
Quando a mensagem que você deseja enviar para o destinatário, precisa ser acompanhada por algum tipo de arquivo, procure dar a eles um nome adequado, para ajudar o receptor da mensagem a identificá-los claramente.
Uma dica, use o formato PDF para envio de anexos e evite usar formatos de arquivos editáveis, como o Word. Apenas quando for necessária a revisão do documento por outras pessoas que deve-se utilizar estes formatos.
7- Assinatura e despedida
Para terminar, não deixe de se despedir do seu destinatário e agradecê-lo pela atenção de ler o seu email. Se a pessoa leu seu e-mail até o fim, você precisa demonstrar que aprecia essa atitude e agradecê-la por isso.
Além disso, é interessante deixar sua assinatura personalizada no fim do e-mail, com outros contatos, com sua descrição de cargo, link do site do local onde você trabalha, do seu LinkedIn ou do seu portfólio.
Em quais caos usar a formalidade?
Além de enviar um email formal a fim de conseguir uma vaga de emprego ou apresentar seu trabalho, é importante utilizá-lo para manter e estabelecer relações com os clientes.
Se você tem um negócio, é recomendável escrever um email formal toda vez que for se comunicar com seu lead. Quando você for se comunicar com ele ou com um potencial cliente que ainda não tenha feito contato, é preciso usar uma mensagem humanizada, para não aparentar ser um robô e causar uma imagem de que você se importa com aquele cliente.
Conclusão
Utilizar um email formal para enviar uma mensagem a uma empresa, mandar um currículo e manter um relacionamento com os clientes, é extremamente necessário para passar uma boa imagem e mostrar sua seriedade e educação naquilo que está escrevendo. Por isso, também é importante saber mais sobre como montar uma estrutura de email e como ter sucesso utilizando o e-mail marketing nos seus negócios. Clique aqui e converse com os nossos especialistas!
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